彩扫正式版 DB62/T4128-2020 公路工程竣工文件材料立卷归档规程(附条文说明)

ICS93.080.99 P66
DB62甘肃省地方标准
DB62/T4128—2020
公路工程竣工文件材料立卷归档规程
Code on filing documents for highway engineering completion
2020-05-15发布
2020-06-01实施
甘肃省市场监督管理局发布

本标准依据GB/T1.1-2009给出的规则起草。
本标准由甘肃省交通运输厅提出并监督实施。
本标准由甘肃省交通运输工程标准化技术委员会归口。
本标准起草单位：甘肃省交通工程质量安全监督管理局、甘肃兴陇工程监理咨询有限公司。
本标准主要起草人：杨芙蓉、张熙伟、周继渊、陈东、钟明满、魏晓春、刘学琪、任文芳、廖维太、董立文、魏书宝、裴月娥、苗国龙、孔令功、李小平、王生银、贺天宇、邓彦荣、李俊、董军、李玉华、王永芳、郑庚基、顾巍、赵大同。

随着我国“一带一路”建设的稳步推进，不断加强对西部地区旅游业、矿产资源的开发利用，交通基础设施建设蓬勃发展。为满足甘肃公路建设发展需求，统一省内公路工程竣工文件材料立卷归档技术要求，甘肃省交通运输厅以《关于下达甘肃省交通运输厅2016年第一批标准化工作项目计划的通知》甘交技术(2016)2号文件下达编制任务。
本规程遵照交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》交办发(2010)382号、《关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知》交公路发(2010)65号，甘肃省交通运输厅《关于加快我省公路工程施工及监理用表和公路工程旁站手册推广使用工作的通知》甘交建(2013)30号，甘肃省交通工程质量安全监督管理局《关于发布<公路工程施工与监理用表>、<公路工程监理旁站手册>(2015)修订内容的通知》甘交质监(2015)187号等文件的要求，经调查研究、认真总结、参考有关标准并在广泛征求意见基础上，制定本规程。
本规程编写的主要内容共10章，16个附录：1范围，2规范性引用文件，3术语和定义，4基本规定，5文件材料收集归档范围与质量要求，6案卷组成与填写规定，7案卷排序，8声像档案，9电子档案，10验收与移交，附录A案卷封面，附录B卷内目录，附录C卷内备考表，附录D档号章样式，附录E竣工图章样式，附录F竣工图封面，附录G案卷盒封面，附录H案卷盒脊，附录I合同段交（竣）工资料档案移交清单，附录J移交竣工档案签证单，附录K竣工档案案卷目录，附录L档号编制说明，附录M交通建设项目档案专项验收申请表，附录设计变更文件与竣工图档号对照一览表，附录O公路建设项目文件材料收集归档单位，附录P条文说明。

1范围
本规程规定了公路工程竣工文件材料的收集、整理、立卷归档以及公路工程档案验收与移交的主要内容和要求。
本规程适用于甘肃省二级及以上公路新建、改扩建及养护大修工程建设项目竣工文件材料立卷归档工作，其它公路建设项目可参照执行。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件
GB/T11821-2002照片档案管理规范
GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与档案管理
GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范
DA/T31-2017纸质档案数字化规范
JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程
JTGF80/1-2017公路工程质量检验评定标准第一册土建工程
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发(2010）382号)
公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发〔2010）65号)
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1公路建设项目文件highway construction project document
自公路工程建设项目立项开始至项目建设完成并通过竣工验收，在项目实施全过程中形成的工程准备阶段文件、项目管理文件、监理文件材料、施工文件材料、竣工图和交、竣工验收文件。
3.2工程准备阶段文件材料seedtime document of constrution project
工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及材料。
3.3项目管理文件材料project management document
项目管理机构在项目实施期间形成的有效的各类过程管理文件及材料。
3.4监理文件材料project supervision document
监理单位在监理工作过程中形成的文件及材料。
3.5施工文件材料constructing document
施工单位在施工过程中形成的文件及材料。
3.6竣工图as-built drawing
工程完工后，真实反映工程项目实体结果的图样。
3.7交、竣工验收文件材料handing over document
建设工程项目交、竣工验收活动中形成的文件及材料。
3.8公路工程档案highway engineering archives
公路工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文件材料、图纸、图表、声像资料等各种载体历史记录。
3.9电子档案electronic archives
工程竣工文件材料以计算机转换成的电子文件，可通过计算机等数字设备阅读、处理，在通信网络上传送的文件。
3.10声像档案audio-visual archives
工程建设活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等历史记录。
3.11整理arrangement
按照一定的原则，对工程文件进行收集、分类、组卷、排序、编目，使之有序化的全过程。
3.12案卷file
由互有联系的若干文件组成的档案最小保管单位。
3.13组卷filing
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件材料分门别类的组成案卷，亦称立卷。
3.14归档putting into record
文件形成部门或形成单位完成其工作流程，将形成的文件整理组卷后，按规定移交给相关档案管理机构。
3.15档案管理机构archives management organization
管理本地区公路工程档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用档案的档案馆、档案室。
4基本规定
4.1公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作实行项目法人责任制。项目法人负责投资建设项目的文件材料立卷和归档工作，对各参建单位项目文件材料归档工作承担组织、协调、监督和指导等管理职责。
4.2项目法人应将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，在建设项目工程招标及与各参建单位签订合同或协议时，对建设项目档案的编制责任、套数、质量和移交期限等提出明确要求。
4.3项目法人（或项目管理机构）负责对项目实施过程中形成的立项审批、设计审批、工程准备、工程管理、科研资料、批准的新技术应用资料、交竣工验收、工程招标及合同文件、资金管理等文件材料进行收集、整理和归档；检查和监督建设项目各参建单位文件材料的形成和组卷工作；收集、汇总各参建单位文件材料案卷，编制案卷总目录及项目档案整理情况说明；公路建设项目竣（交）工验收时应依据《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发(2010）382号)与《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发(2010）65号)对公路工程档案组织审查，形成审查意见。
4.4勘察、设计单位按合同、技术标准、规范及建设项目档案管理的要求向项目法人单位提交合格的勘察、设计文件材料。
4.5施工单位应在合同段交工验收前，将系统化整理的项目档案连同案卷目录和案卷编制说明，经监理和项目法人单位检查合格后，移交项目法人单位。
4.6监理单位按合同、技术标准、规范及建设项目档案管理的要求向项目法人单位提交合格的监理文件材料；对施工单位竣工文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交档案质量审核意见。
4.7项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。
4.8参建单位应配备具有相关专业知识专职人员，负责工程资料的立卷归档和移交工作，且不得随意变动。
4.9资料表格应统一使用交通运输主管部门及质监机构发布的标准表格。
4.10参建单位应对建设项目文件材料的真实性、有效性和完整性负责，严禁编造、涂改和随意抽撤。
4.11参建单位应将纸质档案进行数字化处理形成电子档案，同纸质档案一并移交相关单位。
4.12建设项目文件材料的整理、收集和著录采用计算机管理。
5文件材料收集归档范围与质量要求
5.1文件材料收集归档范围
5.1.1建设依据文件包含以下内容：
a)项目建议书及批准文件、预可行性研究报告和工程可行性研究报告及批准文件、专家评审意见；
b)水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件；
c)水源地批复文件；
d)取、弃土场批复文件；
e)项目选址报告、批复；
f)项目用地预审意见、批复；
g)文物调查与保护、压覆矿产、防洪、地震安全评估、社会评价、节能调查等文件；
h)上级单位有关指示。
5.1.2设计审批文件包含以下内容：
a)初步设计文件及批准文件（包括桥梁、隧道工程安全风险评估）；
b)施工图设计文件及批准文件、咨询评估（审查）报告、施工图会审纪要；
c)设计变更文件及批准文件；
d)设计中重大技术问题往来文件、会议纪要。

投稿会员：天随人愿