DB1404/T 4-2021 检验检测机构技术资料存储要求

检验检测机构技术资料存储要求
1 范围
本文件规定了检验检测机构技术记录存储的要求及监督检查，
本文件适用于检验检测机构技术记录的存储管理。
2 规范性引用文件
本文件没有规范性引用文件。
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1 检验检测机构
依法成立，依据相关标准或者技术规范，利用仪器设备、环境设施等技术系件和专业技能，对产品或者法律法规规定的特定对象进行检验检测的专业技术组织。
[来源：RB/T214-2017,3.1]
3.2 技术记录
指检验检测机构在检验检测活动过程中的信息记录，包括原始观察、检验检测过程、数据结果等方而的工作记录，如样品状态、检险检测、设备使用、环境条件、质量控制、方法确认、人员能力等方而的工作记录和出具的检验检测报告。
4 要求
4.1 记录的归档
4.1.1 机构应设置档案员（专职或兼职）负责记录档案的管理工作。
4.1.2 档案员在接收记录时，应检查记录信息的完整性和规范性，如不符合要求，应退回补正后重新进行接收工作。
4.1.3 记录接收应填写记录归档登记表，做好接收记录。记录归档登记表信忠一般包括时间、记录名称、数量（份数或页数）、提交人、部门、接收人等内容（见附录A)。
4.1.4 档案员应对记录档案分类并编号标识，建立可以查询的索引目录，保证其具有可追潮性。每一宗档案都有一个档案号，一股宜按年月份顺序进行编号标识。
4.1.5 检验检测报告记录应包括合同、委托单或抽样单、检险检测过程及原始记录、检验检测报告等，成套装订成册后定期归档。
4.1.6 设备使用、环境监测、质量控制、方法验证、人员能力考核与评价等方而的记录，按照记录性质分类定期归档。
4.1.7 检验检测机构应根据记录数量或颊次确定归档时间，记录形成部门应按照时效要求及时交档案员存档.
4.2 记录的存储
4.2.1记录档案应存放于适宜的环境，并采取防火、防盗、防蛀、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。
4.2.2以电子形式存储的记录，按照相应要求采取与书面记录同等措施，并加以保护及备份，防止未经授权的侵入及修改，以避免原始信息或数据的丢失或改动。
4.3 记录的借阅和复制
4.3.1 本机构员工因工作需要借阅或复制记录，应经相关负责人批准办理相关手续后行借阅或复制。
4.3.2 外单位人员借阅或复制记录，仅限于以下情况：
a) 向有关检验检测机构监督管理部门、评审部门及人员提供证实材料；
b) 向客户提供涉及本身及相关信息的查询或复制，以提高客户对检验检测工作质量和质量活动的充分满意和信任。
4.3.3 记录对外的借阅或复制，应在保护客户机密的前提下，经相关负责人批准办理相关手续后进行。
4.3.4 借阅记录人员不得泄密和转移记录，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时办理归还手续。
4.4 记录的保存期限及处理
4.4.1 检验检测报告相关记录保存期不少于资质认定有效期6年，具有行业特殊要求的检验检测报告保存期按照行业规定执行。
4.4.2 其它技术记录的保存期限应与检验检测报告记录同步，不少于6年。
4.4.3超过保存期限的记录，档案员应及时提出销毁或延长保存期限的建议，经相关负责人批准后进行清理或销毁工作，并做好相应记录。清理或销毁超期记录工作一般不少于2人，涉及保密方而的记录还应采取防止泄密措施。