履约过程风险发函时点提示 及函件指引 (2023版) 中建科技集团有限公司 二二三年八月 中|建|科|技 序言 为践行全面风险管理，提高全员履约资料证据意识及履约过程风险管控能 力，为项目顺利结算、索赔、盈利创造条件，商务管理部（法律事务部）组织 开展项目履约资料发函时点梳理，针对项目履约过程中需要发函的情形，编制 函件模板，明确不同情况下的收函主体、发函内容等，并结合合约法务工作以 来已发的函件，筛选出相应优秀范例，确保项目在风险事件发生后能够找到相 关函件范本，第一时间向相关主体发函，为项目顺利结算、索赔、盈利创造条 件. 本《指引》根据项目履约过程中碰到的各种情形共分为九大类，分别为施 工现场类，图纸类，工程款、农民工工资类，工期类，施工质量类，维保类， 资料材料类，结算类及其他类，希望各分子公司、各项目部能够按照本《范本》 的发函时点要求，做好履约资料的收集、留存，以实现履约风险有效管控. 《指引》中所包含范例尚未涵盖模板，待日后进一步修订与充实，也 欢迎广大同事使用《指引》过程中如有好的意见或建议及时向我们，商务 管理部（法律事务部）全体人员将坚持“突破、专业、高效、赋能”的工作理 念，为项目做好服务支撑，助力公司高效高质发展！ 商务管理部（法律事务部） 二O二三年八月 1 使用说明 1、本函件模板适用于公司各项目履约过程中的函件起草，各项目可根据实 际情况选择和使用. 2、函件起草需按照模板将各项内容填写完整： (1)函件编号：根据实际情况进行编号，按序将函件进行保存. (2)工程名称：应按照总包备案合同名称准确填写，禁止使用简称、统称、 公司名称等. (3)主送：填写企业全称，可以参见企业营业执照或全国信用信息公示系 统公示（网址：gsxt.saic.gov.cn). (4)抄送：根据函件具体内容选择抄送单位，如监理单位、分包单位等. (5)主题：根据已发布的函件模板内容填写完整即可；若项目根据实际情 况起草，则简明扼要的写明函件主题. (6)正文部分：根据已发布的函件模板内容填写完整即可；若项目根据实 际情况起草，则注意函件正文一般应包括以下三个要素： a.对工程已（将）造成影响的事实描述：XXXX年XX月XX日，本工程发 生XXXX 导致（预计）何种影响； b.我司已（拟）采取何种措施，或要求对方采取何种措施； c.根据合同约定相关责任划分. (7)附件：能够证明事实情况的书面材料、照片、影像资料等应作为附件 在正文下列明目录，并按顺序附至函件之后. (8)落款：项目部名称同抬头工程名称一样填写完整. (9)签收人：函件送达后应当由收函方负责人签字，若遇到拒收情况，则 应当按照《项目履约阶段重要履约资料快递邮寄指南》要求向收函方注册地址 及法定代表人处寄送，并保留相关快递底单及邮政官网派送情况图. (10)说明：按照实际情况填写完整. 3、红色“填写说明”为填写内容的说明，项目在使用函件模板时应按照填 2 ...
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