CJJ/T 117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范 附条文说明

UDC 中华人民共和国行业标准
CJJ/T117-2017
备案号J725-2017
建设电子文件与电子档案管理规范
Code for management of electronic documents and records of construction
2017-04-11发布
2017-10-01实施
中华人民共和国住房和城乡建设部发布

根据住房和城乡建设部《关于印发2014年工程建设标准规范制订、修订计划)的通知》(建标2013]169号)的要求,编制组经广泛调查研究,认真总结实践经验,参考有关国际标准和国外先进标准,并在广泛征求意见基础上,修订了本规范
本规范的主要技术内容是:1.总则;2.术语;3.基本规定;4.电子文件形成;5.电子文件归档;6.电子档案移交和接收;7.电子档案保管;8.电子档案利用。
本规范修订的主要技术内容是:1.按照电子文件生命周期管理的要求进行了调整;2.增加了电子文件形成与归档过程中的创建与保存、文件分类、捕获和固化增加了电子文件归档后的安全保护;增加了电子档案移交目录、电子档案移交与接收证明书、保管期满档案续存清册等方面内容;3.删除了电子文件代码标识、电子文件收集积累的程序、电子文件的汇总、电子档案的统计、电子文件(档案)案卷(项目)级登记表、电子文件(档案)文件级登记表、电子文件更改记录表等内容;4.修订了归档范围、归档文件格式、整理、归档要求、检测、移交、接收、存储备份等方面内容,整合了电子档案的脱机保管与有效存储。

2.0.1建设电子文件electronic documents of construction
在城乡规划、建设及其管理活动中形成的,可依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。简称电子文件。
2.0.2建设业务管理电子文件 electronic documents of construction professional administration
住房和城乡建设各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中形成的,可依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。简称业务管理电子文件
2.0.3建设工程电子文件 electronic documents of construction engineering
在工程建设过程中形成的,可依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。简称工程电子文件。
2.0.4建设电子档案 electronic records of construction
具有保存和利用价值并归档的建设电子文件,主要包括建设业务管理电子档案和建设工程电子档案。简称电子档案。
2.0.5电子文件管理系统electronic document management system
电子文件形成单位用来对电子文件的捕获、登记、分类、存储、利用、处置和维护等进行管理和控制的信息系统。
2.0.6业务系统 business system
建设电子文件形成单位在开展各种业务工作时,用于处理业务工作、管理业务信息的专业信息系统。
2.0.7城建档案管理机构 urban-rural- development archives organization
管理本地区城建档案工作的专门机构,负责收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室及其他机构。
2.0.8单份文件single document
单独的一份文件,是电子文件的基本保存单位。
2.0.9复合compound文件 document
由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成的电子文件。
2.0.10分类方案 classification scheme
电子文件形成单位根据机构、职能、业务、主题等因素,按照一定的结构层次,对电子文件作出的类目划分。
2.0.11类目 category
对建设电子文件按照机构、职能、业务、主题等因素划分出的、具有一定联系的一组文件,也称类。
2.0.12捕获capture
在电子信息系统环境下,适时获取电子文件及其元数据,并将其纳入电子文件管理系统的方法和过程。
2.0.13分类 classification
依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则,按照类目对电子文件进行分门别类的系统标识过程。
2.0.14固化 fixing
为避免建设电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态因素造成信息缺损的现象,而将其转换为不可逆的只读方式的过程。它是将电子文件及其信息固定下来的操作过程。
2.0.15封装 encapsulation
将电子文件及其元数据采用关联、嵌入等方式,按指定结构
打包的过程。
2.0.16在线归档on-line filing
通过计算机网络,将建设电子文件及元数据归档的过程。
2.0.17离线归档off-line filing
将建设电子文件及元数据存储到可脱机保存的存储媒体上归档的过程。
2.0.18处置 disposition
根据鉴定结果,按照电子文件处置规定或其他工具,对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。
2.0.19移交 transfer
建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形成单位按规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程。
2.0.20接收 reception
城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子档案的过程。
2.0.21迁移 migration
在保证建设电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的前提下,将文件从一个系统转移到另一个系统,或从一个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。
2.0.22格式转换 format conversion
将电子文件从一种格式转换为另一种格式,或由专用格式转换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。
2.0.23电子签名electronic signature
数据电文中以电子形式所含、所附,用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
2.0.24电子签章electronic stamping
利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果,是电子签名的一种表现形式。
2.0.25城建档案信息管理系统 urban-rural- construction archives information management system
城建档案管理机构用于接收、存储、管理城建档案信息,并提供检索和利用的信息系统。
2.0.26检测 detection
按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。

内容索引：

1总则1
2术语2
3基本规定6
4电子文件形成8
4.1创建与保存8
4.2文件分类9
5电子文件归档11
5.1归档范围11
5.2归档文件格式11
5.3捕获和固化12
5.4整理12
5.5归档要求13
5.6检测13
6电子档案移交和接收16
6.1移交16
6.2接收16
7电子档案保管18
7.1存储与备份18
7.2迁移19
7.3安全保护20
7.4鉴定销毁20
8电子档案利用22
附录A归档文件存储媒体标签式样23
附录B电子档案移交目录24
附录C电子档案移交与接收证明书26
附录D电子档案转存登记表27
附录E电子档案迁移登记表28
附录F保管期满档案销毁清册29
附录G保管期满档案续存清册31
本规范用词说明32
引用标准名录33
附:条文说明…35

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