DBJT45/T 029.1-2021 公路建设项目档案管理指南 第1部分：一般规定

ICS 03.220.20
CCS P 66
JT45
广西壮族自治区 交通运输行业指南
DBJT45/T 029.1—2021
公路建设项目档案管理指南
第 1 部分：一般规定
Guidelines for archive management of highway construction project
—Part1：General provisions
2021 - 11 - 12 发布 2021 - 12 - 10 实施
广西壮族自治区交通运输厅 发 布

目 次
前言 ................................................................................ III
引言 ................................................................................. IV
1 范围 ............................................................................... 1
2 规范性引用文件 ..................................................................... 1
3 术语和定义 ......................................................................... 1
4 总则 ............................................................................... 2
5 组织保障与管理体系 ................................................................. 3
5.1 组织保障 ....................................................................... 3
5.2 管理制度体系 ................................................................... 3
5.3 工作组织与职责 ................................................................. 4
6 项目文件收集、整理的一般要求 ....................................................... 4
6.1 项目文件收集、归档范围 ......................................................... 4
6.2 项目文件存储方式选择 ........................................................... 5
6.3 实物档案建设 ................................................................... 5
6.4 工程变更 ....................................................................... 5
6.5 竣工图编制 ..................................................................... 6
6.6 项目档案唯一性标识编码 ......................................................... 6
6.7 项目文件“形成—归档”的一体化建设 ............................................. 8
6.8 案卷信息著录 .................................................................. 10
7 项目电子文件形成和归档 ............................................................ 11
7.1 项目电子文件的形成 ............................................................ 11
7.2 项目电子文件的归档 ............................................................ 12
7.3 项目电子文件元数据及封装 ...................................................... 13
7.4 项目电子文件管理 .............................................................. 14
8 项目声像档案建设 .................................................................. 15
8.1 工作组织与职责 ................................................................ 15
8.2 声像文件采集的基本要求 ........................................................ 15
8.3 声像文件的采集与分组 .......................................................... 17
8.4 声像文件唯一性标识编码 ........................................................ 18
8.5 声像文件的归档 ................................................................ 18
8.6 声像文件元数据著录与封装 ...................................................... 19
9 电子档案管理系统设计方案 .......................................................... 23
9.1 一般要求 ...................................................................... 23
9.2 系统模块功能需求 .............................................................. 25
9.3 电子档案管理系统关键技术 ...................................................... 28
9.4 电子档案的鉴定与检测 .......................................................... 28
9.5 与其他业务系统的数据共享 ...................................................... 29
10 项目档案的验收与接收 ..............................................................29
10.1 项目档案验收 ..................................................................29
10.2 接收档案具备条件 ..............................................................30
10.3 项目档案的接收 ................................................................30
11 项目档案的保管与保护 ..............................................................31
11.1 一般规定 ......................................................................31
11.2 临时档案馆用房 ................................................................31
11.3 档案用房规划 ..................................................................32
11.4 档案用房的保管环境、设备要求 ..................................................33
11.5 电子档案的保管环境、设备要求 ..................................................34
12 项目档案的利用 ....................................................................34
12.1 一般要求 ......................................................................34
12.2 电子档案的利用 ................................................................34
12.3 纸质档案的利用 ................................................................35
12.4 声像档案的利用 ................................................................35
12.5 实物档案的利用 ................................................................35
附录 A（规范性） 建设项目文件采集范围及立卷单位表.....................................36
附录 B（规范性） 建设项目声像文件采集阶段、内容、数量和保管期限.......................51
附录 C（规范性） 建设项目实物档案采集范围、保管一览表................................. 57
附录 D（规范性） 项目竣（交）工验收文件汇编...........................................58
附录 E（规范性） 项目文件存储类型表 ..................................................61
附录 F（规范性） 公路建设项目档案管理登记.............................................66
附录 G（规范性） 竣工图封面、扉页、图框式样...........................................70
附录 H（规范性） 脊背、封面、卷内目录和备考表.........................................75
附录 I（规范性） 项目档案目录索引、各类档案总目录.....................................79
附录 J（规范性） 《项目档案使用说明书》拟写提纲.......................................83
附录 K（规范性） 项目档案报告拟写提纲 ................................................84
附录 L（规范性） 项目档案移交、申请验收清单...........................................87
附录 M（规范性） 电子文件及档案移交、接收登记表.......................................90
参考文献..............................................................................91

1 范围
本文件规定了公路建设项目档案管理的术语和定义、总则、组织保障与管理体系、项目文件收集和
整理的一般要求、项目电子文件形成和归档、项目声像档案建设、电子档案管理系统设计方案、项目档
案的接收、项目档案的保管与保护、项目档案的利用。
本文件适用于新建、改建、扩建和技术改造的二级及以上公路建设项目，其他公路可参照执行。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
GB/T 18894 电子文件归档和电子档案管理规范
GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求
DA/T 50 数码照片归档与管理规范
DA/T 54 照片类电子档案元数据方案
DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案
JTG F80/1 公路工程质量检验评定标准 第一册 土建工程
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
项目投资人 project investor
获得投资建设经营特定公路建设项目资格的企业，包括政府融资平台公司或社会资本方。
3.2
建设单位 project owner
承担工程建设管理职责的项目法人及其派驻工程现场指挥、协调、管理各参建单位完成工程建设任
务的管理机构（指挥部、项目办、管理处等）。
3.3
参建单位 project participant
参与项目建设并承担项目特定法律责任的所有单位及其派驻工程现场的管理机构（施工总承包部、
项目经理部、合法分包经理部、总监办、监理处、驻地办、中心试验室、设计代表、材料设备供应商驻
地代表等），主要包括勘察、设计、施工、监理、中心试验室、设备制造或供应、检测、咨询、科研等
单位。
3.4
公路建设项目 construction project
依据国家或地方公路发展规划，相对独立投资、建设、核算，可以独立运营的，由一个或若干个互
有内在联系的单项工程组成的工程总和。
3.5
建设期 project construction period
项目从筹备、立项、勘察设计、征地拆迁、工程准备、建设施工，至竣（交）工为止的整个时期。
3.6
声像文件 image and video record
以声音和影像方式记录公路建设活动，具有保存价值，并辅以文字说明的照片、录音、录像的文件。
其包括传统的纸质照片、胶卷、录音带、录像带和现代采用数码形式存储于云管理、本地服务器存储和
脱机存储于光盘、U盘等磁性介质。
3.7
项目纸质档案 paper-based archive
建设过程中以纸质为主要记录载体的图表、证书、书稿、日记、笔记等原本和原稿，经鉴定、整理、
归档而形成的档案。
3.8
项目电子文件 digital project record
建设过程中在数字设备及环境中生成，通过计算机等电子设备办理、传输和存储的数字格式的信息
记录，由内容、结构和背景组成。
3.9
项目电子档案 digital project archive
建设过程中产生的，经鉴定、整理并归档，由多组有关联的电子文件及其相关过程信息组成的集合。
3.10
电子签名 electronic signature
利用图像处理、加密技术对电子文件以电子形式的签名，同时利用电子签名技术保障电子信息的真
实性、完整性以及签名人的不可否认性，符合具有合法性的CA认证。
3.11
标识编码 identification coding
将人、物、空间等物理世界的实体进行“数字化”的技术手段，实现“标识对象”的ID化。
3.12
电子档案管理单轨制 digital archive management monorail system
由电子设备生成的电子文件，形成合法的电子档案后，仅以互联网为载体，通过云管理、区块链或
本地服务器存储，依赖计算机等设备完成检索、传输、阅读的电子档案管理行为体系。

投稿会员：芳华