DB34/T 4095-2022 高速公路建设项目电子源文件同步归档指南

ICS 01.140.20
CCS A 14
安徽省地方 标 准
DB34/T 4095—2022
高速公路建设项目电子源文件同步归档指南
Guideline for synchronous filing of electronic source documents of highway construction projects
2022 - 03 - 29 发布 2022 - 04 - 29 实施
安徽省市场监督管理局 发 布

1 范围
本文件规定了高速公路建设项目电子源文件同步归档的基本规定，包括业务系统与档案管理系统、归档文件及其要求，电子源文件的生成、整理、归档，四性检测。
本文件适用于新建、改建、扩建等高速公路建设项目电子源文件的生成、整理、归档及封卷等全流程管理。

2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求
GB/T 50328 建设工程文件归档规范
CJJ/T 187 建设电子档案元数据标准
DA/T 18 档案著录规则
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/T 28 建设项目档案管理规范
DA/T 38 档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范
DA/T 46 文书类电子文件元数据方案
DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
项目电子源文件 electronic source documents of projects
通过电子设备直接生成的与项目有关的电子文件。
3.2
业务系统 business system
生成或管理业务活动数据的自动化系统，用于形成电子源文件。
3.3
档案管理系统 records management system
对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
3.4
一键组卷 one click filing
计算机一键操作自动生成案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表等的案卷组合方法。
4 总则
4.1 一般要求
4.1.1 项目参建单位应按照档案管理相关要求，制定电子源文件同步归档管理制度，将电子源文件的生成、收集、整理和归档纳入工程建设管理的各个环节以及相关人员的职责范围。
4.1.2 电子源文件生成应同步记录元数据信息。
4.1.3 项目生成的电子源文件应满足主管部门实时在线监督检查的要求。
4.1.4 项目参建单位应采用统一业务系统进行电子源文件管理，完成业务系统使用单位和人员信息注册。
4.1.5 项目参建单位应建立合法有效的电子签名及电子签章信息，锁定签字签名痕迹，形成历史对比模板，并应按各自职责，在业务系统中审查、签批电子源文件。
4.1.6 项目参建单位应确保本单位生成的电子源文件内容的完整性、真实性、可用性、安全性。
4.2 项目参建单位职责
4.2.1 建设单位应将电子源文件管理及归档工作要求纳入招标文件，包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等。
4.2.2 建设单位应建立统一的业务系统、档案管理系统，实现电子源文件自生成到归档、保管、利用的全过程管理。
4.2.3 勘察设计单位应负责合同约定内容生成的设计电子源文件材料的收集、整理、归档，包括设计软件生成的电子源文件。
4.2.4 施工单位应负责合同约定的施工资料、竣工图纸等电子源文件的收集、整理和归档。
4.2.5 监理、检测单位应负责合同约定的监理和检测电子源文件的收集、整理和归档，并对施工单位形成的电子源文件进行审查。
4.2.6 档案咨询单位应按建设单位的委托要求指导、汇总其他参建单位电子源文件的组卷工作。组织项目管理相关人员进行档案业务培训，参加项目建设的阶段性检查验收、交竣工验收，配合审查电子源文件归档的完整性、真实性、可用性、安全性。
4.2.7 其他相关单位负责相应业务系统电子源文件的收集、整理和归档。

投稿会员：芳华