DB3704/T 015-2021 城市建设工程档案归档整理规范

ICS 01.140.20
CCS A 14 DB3704
枣 庄 市 地 方 标 准
DB 3704/T 015—2021
城市建设工程档案归档整理规范
2021 - 12 - 23 发布 2022 - 05 - 01 实施
枣庄市市场监督管理局 发 布

1 范围
本文件规定了城市建设工程档案归档整理的基本规定、归档范围及质量要求、文件立卷、声像档 案编制、电子文件与电子档案编制、档案验收和档案的移交与接收。
本文件适用于城市建设工程文件的整理、归档,以及全市建设工程档案的移交、验收及接收。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文 件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适 用于本文件。
GB/T 50323-2001 城市建设档案著录规范
GB/T 50328-2014 建设工程文件归档规范（附条文说明）(2019年版)
CJJ/T 117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范
CJJ/T 158-2011 城建档案业务管理规范(附条文说明)
CJJ/T 187-2012 建设电子档案元数据标准(附条文说明)
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1 建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工, 经济上实行统一核算, 行政上具有独立组织形式, 实行统一 管理的建设工程基本单位。 它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。
3.2 建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录, 包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、 竣工图和竣工验收文件,简称工程文件。
3.3 建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、 图纸、图表、声像、电子文件等各种形 式的历史记录,简称工程档案。
3.4 建设工程电子文件 在工程建设工程中通过数学设备及环境生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计 算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。
3.5 建设工程电子档案 工程建设过程中形成的, 具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。
3.6 建设工程声像档案 记录工程建设活动,具有保存价值的,用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、 图片和影像等历史记录。
3.7 整理按照一定的原则,对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目,使之有序化的过程。
3.8 案卷由互相联系的若干文件组成的档案保管单位。
3.9 立卷按照一定的原则和方法, 将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。
3.10归档文件形成部门或形成单位完成其工作任务后, 将形成的文件整理立卷后, 按规定向本单位档案室 或向城建档案管理机构移交的过程。
3.11城建档案管理机构 管理本地区城建档案工作的专门机构,以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、 城建档案室。
4 基本规定
4.1 建设工程文件的形成和归档应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
4.2 工程文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。
4.3 每项建设工程应编制一套电子档案,随纸质档案一并移交城建档案管理机构。
4.4 建设单位应按照下列要求开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作。
1) 在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等工作签订协议、合同时,应明确竣工图的编制 单位,工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内 容；
2) 收集和整理工程准备阶段形成的文件,并进行立卷归档；
3) 组织、监督和检査勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
4) 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
5) 收集和整理竣工验收前文件,并进行立卷归档；
6) 在组织工程竣工验收前,按照本标准对工程档案进行验收；
7) 对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后 3 个月内，应向当地城建档 案管理机构移交一套符合规定要求的工程档案。
4.5 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
4.6 建设工程项目实行总承包管理的, 总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件,并及 时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工 程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程档案，并应及时向建 设单位移交。
4.7 建设单位应当按照相关法律法规以及建设工程竣工联合验收的规定，及时向城建档案管理机构移 交工程档案。
4.8 工程文件管理人员应定期参加工程文件归档整理的专业培训。

投稿会员：芳华