DB12/T 1035-2021 档案目录中心建设规范

ICS01.140.20
CCS A 14 DB12
天津市地方标准
DB12/T1035—2021
档案目录中心建设规范
Specification for the construction of archives catalogue center
2021-01-21发布 2021-03-01实施
天津市市场监督管理委员会发布

1范围
本文件规定了各种类别、门类的档案目录采集、目录整理、目录著录、目录鉴定、目录交换等各环节建设要求，同时明确档案目录中心建设的总体框架及各部分的技术要求。
本文件适用于天津市市级、区级档案馆，对于其他各类档案馆、机关事业单位档案室、企业档案室等相关领城档案目录中心建设具有借鉴参考作用。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T21063.3-2007政务信息资源目录体系第3部分：核心元数据
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T14-2012全宗指南编制规范
DA/T18-1999档案著录规则
DB12/T118-2018文书档案目录数据库结构与数据交换格式
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第号令
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定国家档案局第1号令
政务信息资源目录编制指南（试行）发改高技(2017]1272号
3术语和定义
DA/T1-2000、DA/T18-1999界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1
档案目录archival catalogue
按照一定的次序、体例编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。
[来源：DM/T18一1999,3.5，有修改]
3.2
档案目录中心archival descriptive information center
以各级档案馆馆藏档案目录为主体，将本地区、本系统各级各类立档单位及其他组织和个人所形成的档案目录，按统一的著录格式和数据规范集中并形成统一的目录检索体系，能够通过不同的网络实现档案资源利用和共享的一种档案信息管理系统。
3.3
档案著录archival description
在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
[来源：DM/T18-1999,3.1]

3.4
著录项目items of archival description
揭示档案内容和形式特征的记录事项。
3.5
著录格式format of archival description
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
[来源：DM/T18一1999,3.4]
3.6
目录检索catalogue retrieval
从计算机信息系统中定位和获取档案目录的过程。
4档案目录体系
4.1基本要求
4.1.1客观准确
档案目录应从客观角度，兼顾查阅检索的特点与规律，如实准确反映所著录对象的信息。
4.1.2规范-致
档案目录的描述内容、描述方式、描述详简程度、描述格式等都应遵循统一的标准，以保证目录信息规范统一。
4.1.3必要完整
不同历史时期的档案，按照分类及不同门类，遵从相应的标准规范，按照目录层级，多层级、全方位描述档案的相关信息。
4.1.4便于利用
档案目录各层级数据结构、内容信息及表现形式，应符合档案利用、信息共享的要求，便于各网络不同用户的检索利用和不同信息系统间的数据交换。
4.2档案分类
依据档案的形成时期，本文件档案分为明清档案、民国档案、革命历史档案和建国后档案。应根据此分类编制相应的档案目录。
4.3挡案门类
目录中心档案目录分为：文书档案、科技档案、专门（专业）档案等，根据馆藏实际，可增加相应的档案门类。
4.4档案类别
目录中心的档案类别按载体形态划分，一股分为：纸质档案、电子档案、照片档案、声像档案、实物档案等，根据馆藏实际，可增加相应的档案类别。
4.5档案保管期限文书档案保管期限的确定按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定和企业文件材料归档范围和档案保管期限规定执行。科技、专门（专业）档案保管期限的确定参照相关规定执行。
4.6目录层级结构
4.6.1基本要求
档案目录应反映档案的原始来源，保持全宗完整，兼顾档案载体形态，区分门类、类别，统一管理。档案目录中心采用多层级目录方式，自上而下一般分别为全宗级、案卷级、文件级。每一级可以根据档案机构形成的行政管理结构和职能的复杂性以及档案的组织体系进一步细分。科技、专门（专业）档案的目录层级结构参照相关规定执行。围绕政治经济等社会活动的同一主题领域，可以将不同门类和类别的档案，按照目录层级组合形成
专题档案目录。
4.6.2全宗级目录
一般应包括全宗号、全宗构成者的名称或全宗名称、起始时间、终止时间、全宗来源简况、档案内容与成分介绍、检索查阅注意事项等。具体著录内容及要求可按照DA/T14-2012。
4.6.3案卷级目录
一般应包括案卷级档号、案卷题名、起始时间、终止时间、保管期限、卷内页数、文件件数、存储位置、主题词、范围与内容、密级标识、控制标识、信息公开标识、备注等。

建国后文书档案案卷级目录具体著录内容及需求可按照DB12/T118-2018。明清、民国、革命历史及其他各门类案卷级目录具体著录内容及要求可参考各自相关的目录标准及档案行业标准执行。
4.6.4文件级目录
一般应包括文件级档号、文件题名、文件形成时间、责任者、数量及单位、存储位置、载体类型、规格、主题词或关键词、附件及说明、密级标识、控制标识、信息公开标识、备注等。
建国后文书档案文件级目录具体著录内容及需求可按照DB12/T118-2018。明清、民国、革命历史及其他各门类文件级目录具体著录内容及要求可参考各自相关的行业标准及档案行业标准。
4.7档案目录涉密属性
档案目录中心的档案目录分为涉密档案目录和非涉密档案目录.涉密档案目录应依托于涉密系统及网络进行存储、管理、传输和利用。非涉密档案目录应依托于有安全保障的非密系统及网络进行存储、管理、传输和利用。
档案目录中心的档案目录按档案的密级设“非密”、“秘密”和“机密”。“绝密”级档案目录不进目录中心。
4.8挡案目录开放属性
档案目录的开放属性分为“开放”“控制”。由档案开放鉴定部门鉴定后确定每份档案的开放属性，档案目录的开放属性与档案一致。
4.9档案目录共享属性
本文件共享属性是能够提供用于政务信息资源共享的档案目录。共享属性在经档案鉴定后，对目录和内容进行分类共享，分为“无条件共享”“有条件共享”“不予共享”等。可提供给所有政务部门共享使用的档案目录属于无条件共享类：提供给相关政务部门共享使用或仅能够部分提供给所有政务部门共享使用的档案目录属于有条件共享类：不宜提供给其他政务部门共享使用的档案目录属于不予共享类。
4.10档号规则
档号是在管理档案目录中，以字符形式赋予档案的一组代码，用于固定和反映档案排列顺序。目录中心档号应当能准确反映档案全宗构成者、类别、门类、案卷、文件排列信息等。目录中心的档号应包括档案馆统一社会信用代码或档案馆代码。
目录中心的档号应保持唯一性。
4.11目录著录标识规则
档案目录著录内容中的标识符应遵循DA/T18-1999相关规定。在目录的使用和管理过程中，应注意保障标识符号始终能够正确显示。具体著录要求可按照DA/T18-1999或相关行业要求。
4.12政务信息资源元数据
目录中心档案目录在提供政务目录信息共享时，应能够按照政务信息资源目录编制要求，对应输出政务信息资源元数据，便于政务信息资源系统提供发布共享利用。
对应输出政务信息资源元数据包括核心元数据和扩展元数据。其中核心元数据应包括：信息资源分类、信息资源名称、信息资源代码、信息资源提供方、信息资源提供方代码、信息资源摘要、信息资源格式、信息项信息、共享属性、开放属性、更新周期、发布日期、关联资源代码等。
各核心元数据的定义、数据类型、注释和说明应按照政务信息资源目录编制指南（试行）》和/T21063.3-2007编制.

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