DBJ/T 13-256-2016 福建省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程

福建省工程建设地方标准
工程建设地方标准编号：DBJ/T13-256-2016
住房和城乡建设部备案号：J13669-2016
福建省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程
Technical Specification for Management of Construction Project Electronic Records and Archives in Fujian Province
2016-12-19发布2017-04-01实施
福建省住房和城乡建设厅发布

1总则
1.0.1为适应工程建设信息化发展的需要，规范建设工程电子文件的归档与管理，建立真实、完整、有效、安全的工程电子档案，保障工程电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规程。
1.0.2本规程适用于福建省建设工程电子文件的归档与管理。
1.0.3符合电子签名法3等相关法律、法规，按照本规程要求生成的建设工程电子档案，与纸质文件具有相同的法律、法规效力。
1.0.4福建省建设工程电子文件的归档与电子档案管理除应符合本规程的规定外，尚应符合国家、行业现行有关标准的规定。

2术语
2.0.1建设工程construction project
建设工程包含建筑工程、市政工程及城市轨道交通工程。
2.0.2建设工程电子文件project electronic records
在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件等。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。
2.0.3建设工程电子档案project electronic archives
工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。建设工程电子档案可简称为工程电子档案。
2.0.4真实性authenticity
电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。
2.0.5完整性integrity
电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。
2.0.6有效性utility

电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
2.0.7安全性security
为防止工程电子文件信息泄露、篡改、丢失等所采取的技术手段和管理措施的有效程度。
2.0.8元数据metadata
描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
2.0.9整理arrangement
按照一定的原则，对建设工程电子文件进行挑选、分类、组合、排列、编目、著录，使之有序化的过程。
2.0.10工程档案著录description of project electronic archives
对工程档案内容和形式特征进行分析、选择、提取数据信息的过程。通过文字、符号揭示每个工程项目、每个案卷、每份文件的物质形态、主题内容、科学价值等。
2.0.11公共交互平台management system of construction project
是“福建省建设工程项目信息公共交互平台”的简称。用于参建各方工程电子文件的交互、签批，以及工程电子文件的归档报送。公共交互平台与福建省住房和城乡建设领域“工程项目互联互通中心”对接，并向工程电子文件管理系统、工程电子文件报送系统及城建档案管理系统等提供开放式数据接口。

2.0.12工程电子文件管理系统management system of project electronic records
应用于参建方工程电子文件的编制、内部审批，档案元数据著录，并进行工程电子文件及电子档案管理的系统。系统应能够与公共交互平台对接，将需要与其他参建方交互的电子文件及已整理著录的工程电子文件、元数据等传送至公共交互平台。
2.0.13工程电子文件报送系统filing system of project electronic records
应用于建设、勘察、设计、监理等参建单位从公共交互平台下载相关工程项目本单位应归档的目录，录入相应的工程电子文件，同时按本规程要求完善著录数据，并传送至公共交互平台的应用系统。
2.0.14城建档案管理系统management system of project electronic archives
是依靠信息技术接收、管理工程电子档案，并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。
2.0.15在线式归档on-line filing
通过计算机网络（利用公共交互平台），将工程电子文件及元数据等相关信息向当地城建档案部门移交的过程。
2.0.16高线式归档off-1 ine filing
将应归档的工程电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向当地城建档案部门移交的过程。
2.0.17脱机保存offline backup
采取一定技术手段将电子文件脱离计算机环境后在适合长期保存、不可慕改的物理载体(CD光盘、磁带等)存储和管理。
2.0.18固化fixing
为避免电子文件因动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。
2.0.19迁移migration
将原系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。
2.0.20电子签章electronic seal
符合电子签名法等相关法律、法规要求的电子个人签名、电子单位印章、电子项目印章的统称。泛指所有以电子形式存在，符合公共交互平台要求的依附在电子文件并与其逻辑关联，可用以辩识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实内容的数据。

3基本规定
3.1一般规定
3.1.1工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理，将工程
电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入工程建设管理的各个环节和相关人员的职责范围，明确责任岗位，指定专人管理。
3.1.2工程电子文件形成单位和电子档案保管单位应采取措施，保证工程电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，并应符合下列规定：
1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从工程电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证工程电子文件的产生、处理过程符合规范化要求；
2应采取安全防护技术措施，保证工程电子文件的真实性；
3应建立保证工程电子文件完整性的管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据；
4应建立工程电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施；
5工程电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访间、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
3.1.3工程资料管理人员应经过工程电子文件在线归档整理的专业培训。
3.1.4工程项目实时形成的工程电子文件、汇总资料应满足建设行政主管部门及工程质量安全监督机构在线监督检查的要求。
3.2工程参建各方职贵
3.2.1完成公共交互平台使用单位和人员信息注册，建立电子签章信息。
3.2.2参建各方按各自职责，在公共交互平台审查、签批工程电子文件。
3.2.3竣工验收前，勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程电子文件按本规程8.1节规定整理、著录元数据，并经检验合格后，通过公共交互平台向建设单位移交归档。
3.2.4在工程电子文件的形成、整理、归档与电子档案的验收移交中，建设单位的工作应符合下列规定：
1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应明确工程电子文件的归档范围、保管期限、质量、技术保密要求和在线迁移时间，并明确设计单位需提供施工图电子文件：
2工程项目开工后，完成工程项目注册，并设置建设、勘察、设计、施工、监理等单位及各参建人员操作权限；
3收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程电子文件，并进行整理归档；
4组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；
5项目竣工后，按本规程要求将工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段的工程电子文件汇总、整理后通过公共交互平台向项目所在地城建档案管理系统在线归档。
3.2.5建设单位或施工单位在与检测、监测、预拌混凝土供应等单位签订合同时，应明确其需提供符合本规程第6.2.2条要求的检测报告、试验报告、监测报告、预拌混凝土技术资料等电子文件。
3.2.6施工单位应建立工程电子文件管理系统，进行工程电子文件的编制、内部审批，并将需要与其他参建方交互的电子文件向公共交互平台提交，实现工程电子文件的形成。
3.3城建档案管理机构职责
3.3.1在工程电子文件的形成、整理归档与电子档案的验收移交中，城建档案管理机构主要职责有：
1建立城建档案管理系统，并与公共交互平台对接，在线接收与审核列入城建档案馆接收范围的工程电子文件，负责工程电子文件在线归档工作的监督、检查、指导和验收；
2根据建设行业信息化现状，及时提出工程电子文件归档的技术性指导意见。工程电子文件形成单位据此明确规定各类电子文件归档的具体要求，保证归档质量；
3应建立符合国家安全保密规定的工程电子档案的处理和保存制度，保证工程电子档案的处理过程符合相关技术标准；
4及时总结和积累工程电子文件和档案收集经验，采用先进的技术措施，确保归档的电子文件的长期有效性和安全利用。

4公共交互平台
4.0.1使用公共交互平台，进行工程电子文件与电子档案管理的项目，应具备下列条件：
1施工单位应建立工程电子文件管理系统；建设、勘察、设计、监理应建立工程电子文件报送系统，实现工程电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及著录数据、元数据的连续管理；
2项目所在地城建档案管理机构应建立城建档案管理系统。
4.0.2公共交互平台主要功能：
1在工程电子文件形成阶段，建设、勘察、设计、施工、监理等各参建单位通过公共交互平台交互工程电子文件，并按各自职责审查、签批；
2在工程电子文件归档报送阶段，建设单位通过公共交互平台汇总、检验参建各方的工程电子文件，并向城建档案管理系统归档报送。
4.0.3访间公共交互平台的计算机应符合下列规定：
1计算机硬件环境应满足不低于处理器2GHz32位或者64位、内存2GB、显卡支持DirectX9128M(开启AERO效果)、硬盘空间50G(主分区，NTFS格式)的要求；
2计算机操作系统应采用window7旗舰版以上版本，并安装Internet Explorer8.0以上版本浏览器、Microsof Office2007以上完整版、PDF阅读器等应用程序；
3网络环境不低于512KB/S,设置TCP/P协议。

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