DB21/T 3298-2020 特种设备技术档案管理规范

ICs01.140.20
A14  DB21
辽宁省地方标准
DB21/T32982020
特种设备技术档案管理规范
Specification for technical archives management of special equipment
2020-08-30发布2020-09-30实施
辽宁省市场监督管理局发布

1范围
本标准规定了特种设备技术档案管理的基本要求、档案工作组织及职责任务、纸质档案管理要求及电子档案管理要求。
本标准适用于从事特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、使用、检验、检测等一项或多项活动的单位（以下称档案管理单位），对特种设备技术档案（以下简称档案）的管理，特种设备相关法律法规另有规定的除外。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法
GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一股要求
GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范
DA/T1档案工作基本术语
DA/T6档案装具
DA/T12全宗卷规范
DA/T18档案著录规则
DA/T25档案修裱技术规范
DA/T47版式电子文件长期保存格式需求
3术语和定义
DA/T1中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1档案管理ar chives management
对国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的有保存价值的材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。
注：本标准所指的社会活动是指特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、使用、检验、检测等活动。
3.2特种设备技术档案technical archives of special equipment
特种设备技术档案是指特种设备的生产、使用、检验、检测等活动中所形成的图纸、照片、报表、文字材料等，包括设计文件、制造资料、施工资料、检验检测资料、评审资料、特种设备安全与节能技术档案、安全节能管理制度、操作规程和应急预案。
3.2.1特种设备安全与节能技术挡案safety and energy saving techn ical archives of specialequipment

特种设备安全技术档案包括：
a)使用登记证；
b)特种设备使用登记表；
c)特种设备设计、制造技术资料和文件，包括设计文件、产品质量合格证明（含合格证及其数据表、质量证明书)、安装及使用维护保养说明、监督检验证书、型式试验证书等；
d)特种设备安装、改造和修理方案、图样、材料质量证明书和施工质量证明文件、安装改造修理监督检验报告、验收报告等技术资料；
e)特种设备定期自行检查记录（报告）和定期检验报告；
f)特种设备日常使用状况记录；
g)特种设备及其附属仪器仪表维护保养记录；
h)特种设备安全附件和安全保护装置校验、检修、更换记录和有关报告；
i)特种设备运行故障和事故记录及事故处理报告。特种设备节能技术档案包括锅炉能效测试报告、高耗能特种设备节能改造技术资料等。
3.2.2特种设备安全节能管理制度8 afety and energy8 av ing management system of special equipment
特种设备安全节能管理制度包括：
a)特种设备安全管理机构（需要设置时）和相关人员岗位职责；
b)特种设备经常性维护保养、定期自行检查和有关记录制度；
c)特种设备使用登记、定期检验、锅炉能效测试申请实施管理制度；
d)特种设备隐患排查治理制度；
e)特种设备安全管理人员与作业人员管理和培训制度；
f)特种设备采购、安装、改造、修理、报废等管理制度；
g)特种设备应急救援管理制度；
h)特种设备事故报告和处理制度；
i)高耗能特种设备技能管理制度。
3.2.3操作规程operating procedures
操作规程一股包括设备运行参数、操作程序和方法、维护保养要求、安全注意事项、巡回检查和异常情况处置规定，以及相应记录等。
3.3电子档案electronic archives
电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
3.4挡号archival code
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.5案卷files
由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3.6卷内文件目录（以下简称卷内目录）inner-file item list
登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
3.7卷内备考表file note
卷内文件状况的记录单。

3.8案卷目录file1ist
登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
4基本要求
4.1档案管理单位应对本单位特种设备技术资料（以下简称技术资料）做好收集、整理、立卷、装盒、归档、排架、保管、利用、统计、保护、移交、鉴定和销毁等工作，建立相应的管理制度。
4.2档案管理工作应纳入档案管理单位质量保证体系，实行集中统一管理，任何部门和个人不得以任何借口拒绝归档或者占为己有，业务上接受特种设备安全监督管理部门和档案管理部门的监督和指导。
4.3为满足档案管理单位的特种设备相关活动在证据、责任和信息等方面的需要，档案应保证完整、准确、系统、规范和安全。
4.4档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时，宜以纸质档案记载信息为准。
4.5档案管理单位应加强档案管理，配备档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源。
4.6档案管理单位应设置相对独立的档案管理区（档案库房），并采取防护设备和管理措施维护档案实体的完整与安全。
4.7档案管理单位应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的归档和管理工作。

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