DB22/T 5117-2022 建设工程文件归档与移交标准

吉林省工程建设地方标准
建设工程文件归档与移交标准
Code for filing and transferring construction project documents
DB22/T5117-2022
主编部门：吉林省建设标准化管理办公室
批准部门：吉林省住房和城乡建设厅
吉林省市场监督管理厅
施行日期：2022年05月19日
2022长春

1总则
1.0.1为规范建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交，建立完整、准确、系统的工程档案，保证工程档案的安全保管和有效的开发利用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律、法规和规范标准，结合本省实际，制定本标准。
1.0.2本标准适用于工程建设、勘察、设计、施工、监理单位及市、县（市）、区城建档案管理机构在新建、改建、扩建和技术改造等建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。
1.0.3建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本标准外，尚应符合国家现行有关标准的规定。

2术语
2.0.1建设工程construction project
经批准按照一个总体设计进行施工，由一个或者若干个具有内在联系的单位工程所组成，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。
2.0.2建筑工程building project
通过对各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其配套线路、管道、设备等的安装所形成的工程实体。
2.0.3单位工程single project
具有独立的设计文件，可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.0.4市政工程municipal engineering
根据国家相关规定，市政工程指城镇道路工程、城市桥梁工程、给水排水管道工程、给水排水构筑物工程、城镇供热管网工程、城镇燃气输配工程、城镇污水处理厂工程、生活垃圾卫生填埋处理工程。
2.0.5管线工程pipelines and cables project
指新建、改建、扩建地下给水、排水、燃气、热力、工业、电力、通信等管道（缆线）、管线综合管沟（廊）等工程。
2.0.6城市轨道交通工程urban rait transit project
采用专用轨道导向运行的城市公共客运交通系统，包括地铁、轻轨、单轨、磁浮、自动导向轨道等系统。
2.0.7重大建设项目major building projects
指由市级以上（含市级）政府审批或核准，经政府管理部门公开发布的，对经济社会发展、民生改善有直接、广泛和重要影响的固定资产投资项目。

2.0.8建设工程文件construction project document
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等，也可以简称为工程文件。
2.0.9工程准备阶段文件pre-construction document
工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.10监理文件project supervision document
监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.11施工文件constructing document
施工单位在施工过程中形成的文件。
2.0.12竣工图as-build drawing
在工程施工过程中形成的，依据工程实际变更情祝在施工图基础上进行改绘或重新绘制的，能真实反映建设工程项目施工结果，并加盖竣工图章的图纸。
2.0.13竣工验收文件handing over document
指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.14建设工程档案project archives
指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。
2.0.15建设工程电子文件project electronic records
在工程建设过程中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等介质，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的文件。
2.0.16原生电子文件native electronic documents
直接通过计算机和数字设备生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。由内容、结构和背景组成，区别于传统纸质文件通过数字化扫描而形成的电子文件。

2.0.17电子签名electronic signature
数据电文中以电子形式所含、所附，用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
2.0.18电子签章electronic stamping
利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果。电子签章是电子签名常见的表现形式，是使用电子印章签署电子文件的过程。电子签章中只有包含具有法律效力的数字证书，才具有法律凭证作用。带有数字证书的电子签章可视为可靠的电子签章，可靠的电子签章可保障电子文件的真实性、完整性以及签名人对电子文件的不可否认性。数字证书是依据《中华人民共和国电子签名法》，由电子认证机构采用电子签名技术颁发给用户、用以在数字电文中证实用户真实身份的一种数字凭证。
2.0.19建设工程电子档案project electronic archives
在工程建设过程中形成的，具有凭证、查考和保存价值并作为档案归档保存的建设工程电子文件及相应的支持软件，参数和其他数据，应当来源可靠、程序规范、要素合规。
2.0.20在线归档on-line filing
通过计算机网络，将建设电子文件及元数据归档的过程。
2.0.21离线归档off-line filing
将建设电子文件及元数据存储到可脱机保存的存储媒体上归档的过程。
2.0.22元数据metadata
描述电子文件的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
2.0.23真实性authenticity
电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况相一致。
2.0.24完整性integrity
电子文件的内容、结构和背景信息、元数据等齐全且没有破坏、变异或丢失。
2.0.25可用性usability

电子文件可以被检索，呈现或理解的性质。
2.0.26安全性security
电子文件的安全性指的是电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全。
2.0.27建设工程声像档案project audio-visual archives
记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。
2.0.28照片档案photographic archives
工程建设活动中直接形成的，以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
2.0.29录像档案video archives
工程建设活动中直接形成的，有保存价值的以录像带、光盘、硬盘等为载体，以声音、影像为主并辅以文字说明的历史记录。
2.0.30案卷file
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.0.31整理arrangement
按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、
编目，使之有序化的过程。
2.0.32立卷filing
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
2.0.33归档putting into record
文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。
2.0.34接收receive
城建档案馆或城建档案室按照规定收存有关单位移交的城建档案和有价值的历史资料的过程。
2.0.35移交transfer

建设工程档案形成单位按规定将城建档案报送城建档案管理机构保存的过程。
2.0.36建设工程档案接收证明书certificate of receiving engineering archive
城建档案管理机构在接收到建设单位所移交的符合规定要求的建设工程档案后，向建设单位出具的档案交接文据。
2.0.37城建档案管理机构urban-rural development archives organization
管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。

3基本规定
3.0.1工程文件的形成应符合国家相关法律、法规，工程建设标准、工程合同与设计文件等规定：工程文件的形成、收集、整理和归档应与工程建设进度同步形成，不得事后补编。工程档案应完整、准确、系统，能真实反映工程建设的全过程。
3.0.2工程的建设、勘察、设计、监理、施工等参建单位应将文件的形成、积累和归档纳入工程建设管理的各个环节，及有关人员的职责范围和工作考核内容中。
3.0.3工程文件接收实行双套制，纸质文件与电子文件应同步归档，归档内容应相符。通过相关系统直接形成具有永久保存价值或其他重要价值的原生电子文件（包括电子化竣工图纸），电子文件应当异地异质备份，备份文件由建设单位提供，电子文件内容应与纸质文件一致。
3.0.4电子文件的收集、归档、交互、传输、移交等环节应符合档案保密管理要求，涉及保密的工程文件应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规的规定办理。
3.0.5符合下列条件的建设工程应编制工程声像档案：
1凡列入城建档案管理机构归档范围的建设工程，均应编制照片档案；
2重大建设项目编制照片、录像档案，并以整体建设项目或建设主体为单位编制专题片。
3.0.6建设单位在工程文件的形成、整理和档案的验收、移交等工作中应履行下列职责：
1负责工程文件归档工作的统一管理，对本单位有关业务部门和各参建单位的工程文件归档工作进行监督、检查、指导，确保工程文件收集、整理工作与工程建设同步进行：确保工程文件的真实、准确、完整；
2根据国家相关规定采取有效的技术手段和管理措施，确保档案信息的安全；
3在工程招标及与参建单位签订协议或合同时，应对建设工程文件的管理责任，包括竣工图的编制单位、工程文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容提出明确的要求；
4负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收及备案阶段形成的文件，以及相应工程建设过程中形成的声像文件和电子文件的收集、整理及立卷；
5负责收集和汇总各参建单位移交的工程档案，并按规定进行严格的检查验收；
6列入竣工联合验收的建设工程，工程文件归档应按照工程竣工联合验收操作细则的规定进行移交。其他建设工程应按照城建档案相关法律法规的规定，向城建档案管理机构移交。
3.0.7勘察、设计单位应负责将本单位形成的工程文件整理、立卷，向建设单位移交。
3.0.8监理单位在工程文件的形成、收集、整理和移交等工作中应履行下列职责：
1负责监理文件的收集、整理、立卷，向建设单位移交。
2负责监督、检查监理范围内有关参建单位建设工程文件的形成、收集和整理工作。
3.0.9施工单位在工程文件的形成、收集、整理和移交等工作中应履行下列职责：
1负责工程竣工图的编绘以及施工文件的收集、整理、立卷，向建设单位移交；
2建设工程项目实行总承包管理的，总承包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交：各分包单位负责分包范围内工程竣工图的编绘以及本单位施工文件的整理、立卷后及时向总承包单位移交，并承担相应责任。
3.0.10勘察、设计、监理、施工等参建单位应在工程建设过程中，及时收集、整理与工程相关的具有保存价值的声像文件、电子文件并按要求向建设单位移交。
3.0.11应当归档的文件，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者城建档案管理机构移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料，不得擅自归档。
3.0.12涉及国家秘密的建设工程，建设单位作为定密责任人，在立卷归档并向城建档案管理机构移交涉密档案时，应根据国家现行法律法规确定其密级、保密期限和知悉范围。
3.0.13城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行告知、检查、指导，并按照《吉林省房屋建筑和市政基础设施工程竣工联合验收操作细则》的规定对工程档案进行验收，验收内容按本标准附录中所列工程档案归档内容执行，其他工程档案按相关行业标准执行。
3.0.14电子档案的著录应符合现行国家标准《城市建设档案著录规范》GBT50323的规定。
3.0.15工程投资额低于50万元，建筑面积小于500m2或免于办理施工许可的建设项目，工程档案由建设单位按相关规定自行保管。
3.0.16装配式、BM等新工艺、新技术工程文件归档应符合现行国家、行业及我省标准的相关规定。
3.0.17建设工程使用期间形成的建筑变形测量文件由使用方自行保管。

4工程文件归档范围与质量要求
4.1归档范围及内容
4.1.1凡在新建、改建、扩建等工程建设中形成，记载工程建设的重要活动和主要过程，具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全、分别整理立卷后归档。
4.1.2归档文件的载体类型应包括纸质材料和电子存储介质等。
4.1.3工程文件的归档内容应符合本标准附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F的要求。
4.2纸质文件的归档质量要求
4.2.1归档的纸质文件应为原件。
4.2.2工程文件的内容及其深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4.2.3计算机输出文字、图件以及手工书写材料，其字迹的耐久性和耐用性应符合现行国家标准《信息与文献纸张上书写、打印和复印字迹的耐久性和耐用性要求与测试方法》GBT32004的规定。
4.2.4工程文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。文字书写应字迹工整，图表的绘制应符合制图标准的规定。
4.2.5工程文件为外文版或少数民族文字的，有中文译文的应与中文译文一并归档：无译文的外文或少数民族文字材料，案卷题名和卷内目录中的文件（图纸）名称应翻译成中文，中文翻译件应由翻译责任人、市核人签署与原文一同归档。
4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面297×210mm),图纸应采用国家标准图幅。

4.2.7工程文件的纸张，其耐久性和耐用性应符合现行国家标准《信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求》GBT24422的规定。
4.2.8对破损的文件、图纸应进行修裱，应符合现行行业标准档案修裱技术规范》DAT25的规定。
4.2.9重大的改建、扩建工程，涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工资料重新整理归档，并应在原案卷内增补必要说明。
4.3编制竣工图的质量要求
4.3.1竣工图应在施工过程中，随工程进度，按国家建筑制图标准的规定进行编制，并真实反映工程实际状况，图物相符，做到规格统一、图面整洁、线条清晰、字迹工整、指示明确、便于查阅。
4.3.2竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，竣工图图纸目录应与竣工图名称一致。
4.3.3按施工图施工没有变更时，应由竣工图编制单位在原施工图上逐张加盖竣工图章，并签署竣工图章后作为竣工图。
4.3.4凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，施工单位可依据变更内容和实际施工情况，采用注记法和改图法在原施工图上修改补充后，注明变更依据，标注变更文件所在的案卷名称、卷内页号和具体条款，或直接注明变更文件的编号，加盖竣工图章后作为竣工图。
4.3.5凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、以及有其它重大改变，不宜在原施工图上修改补充，或变更部分超过20%图面，合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例，应重新绘制改变后的图纸，加盖竣工图章后作为竣工图。重新绘制的竣工图，在竣工图图标栏中应有原设计单位名称和原设计人员签字，没有原设计人员签字的应附原施工图纸。
4.3.6竣工图应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的印泥加盖在图标栏上方或周围不压盖图形和文字的空白处。竣工图章的内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监理工程师、监理工程师。竣工图章尺寸应为：50mm×80mm。

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