2021版中建《项目实操手册 办公室主任》

目录
一、适用范围及术语定义1
二、主要工作内容及要点3
1施工实施阶段3
1.1文秘业务3
1.1.1公文管理3
1.1.1.1收文管理3
1.1.2保密管理4
1.1.3督查督办管理9
1.2后勤服务9
1.2.1会议管理9
1.2.2接待管理20
1.2.3办公环境管理27
1.2.4车辆管理32
1.2.5资产管理36
1.2.6值班管理42
1.2.7信访工作管理43
1.2.8突发事件应急管理44
1.2.9食堂管理45
2竣工收尾和峰保阶段50
2.1文秘业务51
2.1.1保密管理51
2.2后勒服务51
3系统操作52
3.1公司0A平台操作52
3.2其他类合同评审办公操作流程54
3.3合同专用章使用申请55
3.4合同专用章的使用56
3.4.1个人注册并实名认证56
3.4.2管理员邀请新成员加入企业57
3.4.3申请使用电子印章58
3.5财务一体化报账操作流程61
3.5.1差旅申请单62
3.5.2差旅费报销63
3.5.4通用报销单64
3.5.5对外成本费用付款申请64

一、适用范围及术语定义
本手册主要结合房屋建筑工程施工总承包项目的工作特点和经验，根据公司各项管理制度要求，总结罗列了项目施工全周期范围内办公室主任的主要工作内容。鉴于不同业务形态和合同形式所导致的差异性，本手册所述内容适用于公司施工总承包项目中，以房屋建筑工程为代表的各项管理行为和行业操作方式类似的项目。工程总承包(BPC)项目、基础设施项目等就施工周期内工作及标准化管理行为方面，可供参考。部分术语定义：
1、参与类型
(1)主导型
指该项工作由项目办公室主任牵头组织，工作的主要过程由项目办公室主任亲自进行或指导完成，项目办公室主任对该项工作的成果负首要责任。
(2)参与型
指该项工作由相关部门人员发起，工作需综合办公室部门参与完成，在项目办公室主任的参与或指导参与下进行，项目办公室主任对该工作成果负直接责任。
(3)审核型
指该项工作由项目办公室主任或其他部门人员发起，并在相关人员指导下完成，成果须由项目办公室主任审核后实施，项目办公室主任对该工作成果负领导责任。
(4)配合型
指该项工作由相关部门人员发起，工作需在综合办公室部门配合下完成，该工作成果由相应主责部门负责，项目办公室主任承担配合完成工作的职责。
2、工作频次
(1)单次
指该项工作在该阶段内，在一个短期持续的时间段内完成，其完成过程可能经历数次调整修改，但该项工作成果经各方/各部门认可后，在该阶段内告一段落，称为单次工作。
(2)按需/次
指该项工作无固定的周期或指征，根据项目各项工作的实际需求发起，受制于项目各参与方及项目内部各部门工作推进的要求，但根据需求发起的工作具有单次工作的特性。
(3)年度、季度、月度、周、天
指该项工作具有周期特性，或按年度/季度/月度/周/天的周期重复进行。

(4)按计划
指该项工作具有一定前瞻性和计划性，各子项工作根据前期排定的计划进行。可根据实施效果反馈，动态调整计划。
3、涉及部门
本手册针对项目办公室主任主要工作编制，项目办公室主任作为项目综合办公系统领导，其主要工作由项目综合办公室分工完成，因此本手册中涉及部门指其他相关部门，不再赘述综合办公室部门。

三、主要工作内容及要点
1施工实施阶段
本手册中的施工实施阶段指的是：在施工准备阶段后，从项目正式破土动工开始，到项目实体工作完成、竣工验收时间前，按照项目目标策划、施工组织部署，组织各方面资源，通过各项管理手段，最终完成合同约定各项工作，而进行的系列工作活动的一段时间。就施工实施阶段而言，劳务主管在各实施系统主要的工作内容，总结汇总按参与类型分共有主导型12项，按工作频次分共有按需/次工作9项、按日/次工作3项，如表2.0-1所示。

1.1文秘业务
1.1.1公文管理
1.1.1.1收文管理
1、工作类型及频次
收文类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需/次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第1章第3节）要求进行。
3、关键动作
(1)收文管理：局、公司、分公司文件、通知等内部文件统一由办公室主任签收、登记（甲方函件、设计变更等外来文件由资料员负责），办公室主任根据文件性质填写文件处理单，确认来文部门；

(2)阅办管理：在第一时间交项目经理进行审核，提出拟处理意见并列出各部门应负责的工作；
(3)流转管理：办公室根据项目经理拟处理意见分发至相关部门由相关人员执行办理；
(4)督办管理：督促相关人员具体执行办理及回复处理结果及意见；
(5)留档备查：文件、传阅处理单进行整理、留存、备查。
4、注意要点
(1)外来党政文件、公司、分公司内部文件由办公室统一管理；
(2)外来党政文件、公司、分公司内部文件统一由办公室人员签收、登记，并在第一时问交项目经理进行审核，提出拟处理意见并列出各部门应负责的工作，办公室人员根据项目经理意见，发送至相关部门签收，相关人员具体执行办理，并回复处理结果及意见，资料由项目各部门负责人识别风险，原件交由办公室存档；
(3)公司平台发布的电子公文，在满足利用和浏览的条件下，可不再打印纸质件备案。
5、参与部门及人员
项目部一相关部门、综合办公室-项目经理、相关部门负责人。
6、产出文件
CSCEC8XN-0A-B10101收文登记表
CSCEC8XN-0A-B10103文件传阅处理单（项目部）
7、工作流程图
1.1.2保密管理
1、工作类型及频次
保密管理工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需/次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第1章第3节）要求进行。
3、关键动作
(1)涉密人员和专家管理；
(2)涉密载体管理；
(3)涉密区域管理；

(4)涉密会议管理；
(5)涉密信息化系统管理；
(6)保密监督检查；
(7)解密。
4、注意要点
(1)涉密人员和专家管理
1）对涉密人员进行资格审查、建档，并与涉密人员签订《涉密人员保密责任书》；
2)涉密人员因公（私）出国（境）执行局出国（境）相关规定；
3)涉密人员调动或离（职）岗应由保密办公室审批，并签订《涉密人员保密承诺书》；
4）涉密人员培训，执行长期聘用的涉密专家，每年培训教育不少于15学时：应对临时骋用的涉密专家进行保密培训；
5）涉密人员应明确涉密信息保密等级和接触权限，并有权知悉工作职责范围内的涉密信息；
6）涉密人员享受保密补贴，保密办公室提出涉密人员的保密补贴发放金额，报公司保密委员会核准审批。保密补贴的发放从上岗的当月起发放，脱密期满后停止发放，对有突出贡献的部门及个人，保密办公室提出奖励方案，报保密委员会批准；
(2)涉密载体管理
1）涉密载体的密级划分，应符合相关要求，并在载体的规定位置加以标识；涉密文本类文件、电子文档的密级标识应在文件首页的左上角处用黑体字标出；处于起草、设计、编辑、修改过程中的文档、图表、图形、数据的电子文档和文本文件的密级标识应在文件起草时开始：承载涉密文件的硬盘、光盘等载体，应粘贴密级标识贴，密级标识一般应粘贴在载体的正面右上角处；
2)制作涉密载体时，应到保密办公室办理登记审批手续，并在专用或指定设备上进行：需要印刷时应在有涉密载体制作资格的定点单位印制，并签订保密协议书或有专人负责全程监控。制作涉密载体过程中形成的不需归档的材料，应及时销毁处理；
3）涉密载体的收发均应履行清点、登记、编号、签收等手续，建立使用、收发记录。对外传递涉密载体时应填写《涉密载体外送审批单》，经部门负责人签字后，送保密办公室审查，并履行登记手续：应包装密封，包装袋应标明密级、编号和收发单位名称，必要时，包装物应使用防透视材料制作，封口及中缝加盖密封章或粘贴密封条，应使用机要通信或专人送达方式；
4）收到涉密载体后，由保密办公室办理收文登记手续，然后由公司分管保密工作的领导根据涉密载体的密级和制发机关、单位的要求及工作实际需要，确定公司知悉涉密人员范围，由保密办负责将收到的涉密载体按照规定范围传递、阅读和使用，并履行传阅使用手续；
5）需要电子拷贝、复印、印刷涉密载体时，必须履行审批手续，复制后不得改变其密级，不得改变保密期限和知悉范围，复制必须履行登记手续，加盖复制单位印章，复制印)件应按原件相应的密级文件管理；
6）不能加密的涉密载体，应使用密码文件柜存放，所有技术文件、上级来文、保密档案资料、涉密销售合同、用户档案等存放在保密办；
7）涉密人员不再从事相关涉密工作，离开涉密岗位前，应将所使用和保管的涉密载体全部移交，办理移交手续；
8）涉密载体的销毁应履行审批手续。由涉密载体产生部门填写《涉密载体销毁申请单》，写明销毁载体名称、编号、需销毁原因、申请部门，交保密办公室审核后报公司分管领导批准，方可销毁。销毁时必须进行清点登记，并由销毁人和监销人共同完成。
(3)涉密区城管理
1）涉密场所安全防护应符合国家、上级保密主管部门的有关规定。安排专人对涉密场所进行值班、巡查，对出入涉密场所的活动进行实时监视和记录；
2）工作人员离开办公环境，应将信息设备锁定，工作人员下班或节假日期问，应关闭信息设备，锁好门窗，切断电源，未加密涉密载体及设备应放入保密柜中；
3)涉密场所须有禁止拍照，录像等提醒标识，未经批准不得带入有录音、录像，拍照、信息存储等功能的设备；
4）特别保密区、重点涉密部门、重点涉密部位，未经许可，无关人员不得进入或接触；
5）客户及外来人员的参访活动应有专人接待和陪同，参访重点涉密部门和涉密部位应事前得到保密办公室批准并受到严格控制。

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