Q/SY 1541-2012 归档电子文件格式规范

Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY1541-2012
归档电子文件格式规范
Specifications for archive format of electronic records

2012-09-27发布2012-11一15实施
中国石油天然气集团公司发布

1范围
本标准规定了归档电子文件长期保存格式应具有的特征和选择原则，并给出了电子文件归档格式
和利用格式的要求。
本标准适用于总部及其所属各企事业单位归档电子文件的长期保存和利用。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文
件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894一2002电子文件归档与管理规范
GB/T20916一2007中文办公软件文档格式规范
DA/T1一2000档案工作基本术语
DA/T32一2005公务电子邮件归档与管理规则
DA/T47一2009版式电子文件长期保存格式需求
3术语和定义
GB/T18894,GB/T20916,DA/T1,DA/T32和DA/T47界定的以及下列术语和定义适用于
本文件。为了便于使用，以下重复列出了GB/T18894,GB/T20916,DA/T1,DA/T32和DA/T
47中的某些术语和定义。
3.1
文件record
机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接受并维护的作为证据和情报的信息
[DA/T1-2000,定义2.12]
3.2
电子文件electronic record
在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备
阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
[GB/T18894一2002，定义3.1]

3.3
归档电子文件archive electronic record
具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
[GB/T18894一2002，定义3.2]
3.4
版式电子文件fixed--layout electronic records

内容信息被排版在预定义页面中，具有显示一致性的版面固定的电子文件。
[DA/T47-2009,定义3.1]
3.5
长期long-term
虑及技术变化（包括支特新载体、新数据格式）和用户群体变化对典藏信息能响的足够长的时间
段。这个时段延伸到无限未来。
[DA/T47一2009，定义3.2]
3.6
长期保存Iong-term preserve
用一种可靠的、科学合理的方式长期（见3.5）维护电子文件真实、完整、有效的行为。
[DA/T47-2009,定义3.3]
3.7
格式format
为了存储信息而使用的特殊编码方式，用于识别文件储存的内容。
3.8
档案管理系统electronic record management system
收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计
算机应用系统。
[DA/T32一2005，定义3.4]
3.9
可扩展置标语言extensible markup language(XML)
定义语义标记的规则，这些标记将文档分成许多部件并对部件加以标识。作为无标记语言，用于
定义与特定领域有关的结构化标记语言的句法语言。
LGB/T20916一2007，定义3.1]

4版式电子文件长期保存格式应具有的特征
4.1支持真实性
支持数字水印、数字签名，循环元余校验或纠错码。
4.2格式透明
4,2,1有公开发表的该格式标准或技术规范
4,2,2有与产品无关的技术专家组和标准化组支持该格式。
4,3不绑定软硬件
4,3,1支持多种操作系统和应用软件。
4,3,2支持多种存储技术，或与存储技术无关。
4.3.3当用户不能使用指定产品软件时，能使用已有的插件读取。
4.3.4能使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现。
4.4格式自包含
4,4,1不应包含指定版本的格式之外的内嵌对象。
4.4.2不应包含外部对象的链接。

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