内部资料 注意保密 工程函件管理指引 中建新疆建工集团第一建筑工程有限公司 二零二二年五月
目录 第一部分工程函件管理前言 一、工程函件概述. 1.工程函件的定义.. 2.工程函件的特征... 3.工程函件的重要性.. 二、函件管理注意事项.. 3 1.函件起草的注意事项. 3 2.函件收发技巧. 5 三、函件模板使用说明.. 6 第二部分工程函件模板.. 7 一、函件模板目录... 7 二、函件模板内容及格式. .10 1.工期管理类... .10 2.技术质量类.. .45 3.安全管理类. ...69 4.工程验收类.. .73 5.费用调整类.. ..79 6.工程付款类... ..84 7.工程保修类.. .94 8.分供管理类. .100
第一部分工程函件管理前言 一、工程函件概述 1.工程函件的定义 工程函件，是指在建设施工活动中，为了传递通知、要求、提示、证明、批 准、决定等信息，一方主体向另一方发出的以工作联系单、公函、整改单、通知 单等为载体的书面文件形式.
函件是建设施工活动中各方沟通的主要方式，也是 合同管理工作的重要内容，合同各方在来往函件中的承诺对各方有同等的约束 力.
为此，准确地书写工程函件是从事建筑工程活动的基础，也是合同管理的主 要手段.
实践中，工程函件的载体形式主要包括工作联系单、公函、整改单、通知单 等，发函主体包括业主、总承包、分包、供应商等参与建设施工的合同各方.
整 于公司所属项目函件管理的基本情况，本指引中的函件是指公司作为工程总承包 向包括业主、分包、供应商等其他各方发出与回复的工程函件，并主要以工程联 系单为例进行示范.
2.工程函件的特征 工程函件具有以下特征： 语盲简明.
从文体方面来看，工程函件具有筒洁明快的特点.
工程函件的制 作与发送并非无的放矢，其目的在于事实的确认、传递某种指示、要求等.
尽管 几乎函件都会对相关事实予以援引，但为了收发双方能够尽快形成共识进面 实现函件的目的，事实的描述就必须映射在双方所共同认可的维度之内，因此， 工程函件中对于事实的描述多采用“时间主体行为结果”的文体结构，提纲 挚领，言简意，避免引起收函方的任何歧义.
对象指明.
从发函对象来看，工程函件是一种对象确定、指向明确的非公开 性工程文件.
工程函件是各方就问题、争议、分歧进行有效沟通协调的载体，函 发对象与问题的沟通对象有着一致性，发函时可根据问题的特点、合同约定、工 程惯例及经验综合考虑，谨慎选择函发对象.
例如，遇有业主指定分包施工过程 中存在安全隐患，承包商在查实相关问题的基础上，应当立即向责任分包发函指
明安全隐患并要求其尽快整改，同时也应抄送业主及监理，厘清我方责任，要求 其协助解决.
感情分明.
函件的目的在于沟通解决问题，整于建筑市场买卖双方地位差异， 工程函件在起草时应当感情分明，慎重措辞，以确保函件的沟通效率.
在向业主 发函时，应依据充足、要求明确、表述委婉，慎用“贵任”、“承担”、“损失” 等词语，多使用“原因”、“按照合同应当”、“请”、“以免”、“影响”等， 以营造良好的沟通氛围.
尤其是涉及索赔时，应采用“先认责，后索赔”的方式， 步步为营，分项确认.
在向分包发函时，应当在函件中说明责任及损失，并规定 严格的整改时限，以督促尽快解决问题.
3.工程函件的重要性 3.1交流工具，沟通桥梁 工程函件是建设施工活动中的基本沟通工具.
各方主体主要藉此明确施工内 容，以合理部署安排施工计划.
众所周知，建筑工程工作量浩大，涉及面广，即 便施工进度计划、方案等考虑周密、设计详尽，也不可能完全做到算无遗策.
这 时，就需要根据现场实际及时向合同各方施工状况，处理施工过程中的突发 状况，并对设计方案提出可行的优化建议，以满足施工现场管理的需要，面函件 就成为合同各方进行互通有无的首选.
3.2明确费用，支撑结算 一般而言，建设施工合同与分包合同对施工范围、工期、质量、安全等会 做出事无巨细的规定，而工程的对价也是在此基础双方协定.
但施工过程千变万 化，一方面，由于勘察、设计、现场环境、政策等多方面主客观原因，实际施工 内容及风险很可能会游离于合同既定范围之外，这些额外成本费用及风险巫需相 关方确认；另一方面，补充协议固然是将额外内容纳至主合同范畴的首选，工程 项目也不可能“一事一签”，且补充协议往往需要经过洽商、谈判、评审、签署 等一系列流程，这是急如星火的项目现场所等待不起的.
为此，我们函需利用函 件将合同外事项予以确认，明确相关的费用及责任，以支撑后续结算，保障公司 权益.
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3.3厘清责任，保障权益 某些类型函件是合同约定的相关方权利主张的必要构成事项.
警如，《建 设工程施工合同（2013范本）》规定，承包人应在知道或应当知道索赔事件发 生后28天内，向监理人递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的事由，若 承包人未按上述要求发送，则面临失权风险.
此外，针对施工现场与地勘报告不 符、政策文件发生变化、图纸设计存在漏项等突发情况，也需要通过函件与业主、 监理进行沟通，厘清我方责任，为后续索赔埋下伏笔.
缘此，惟若借助函件积极 沟通，才能有助于诚信履约，推动项目维权创效！
二、函件管理注意事项 1.函件起草的注意事项 1.1事实充分，全面准确 起草、审核函件之前须对相关的事实内容进行全面了解，对事实的起因、将 导致的后果以及各个事实之间的关联有全面准确的了解.
在起草函件时，对事实 的描述需要准确，避免使用不确定的事实，避免编造事实.
1.2目标明确，有的放矢 发函之前须明确发函的意图和目的，出现在函件中的每个字、每句话原则上 都是要为这个目的而服务，避免函件缺乏目的性.
同时，在事实的选择上也需要 有针对性，对于实现目的无关的事实，可选择不体现.
1.3逻辑严密，条理清晰 在起草函件时，需要厘清各个层次之间的关系，避免因果倒置等逻辑上的问 题，尽量做到层层递进，脉络明晰.
如遇到事实和关系比较复杂的事项，宜分条、
