HJ 中华人民共和国环境保护行业标准 HJ/T 78-2001 环境保护档案管理 数据采集规范 Data collection specification for environmental protection archives 2001-12-25发布 2002-04-01实施 国家环境保护总局 发布
HJ/T 782001 前言 为保证环保系统档案实现计算机化管理，逐步在全国范围内建成环保档案信息网络，实现快速、准 确查询和资源共享，使环保档案信息资源得以充分开发和利用，依据《中华人民共和国档案法》，制定 本规范.
本标准由国家环境保护总局科技标准司提出.
本标准起草单位：中国环境科学研究院、中日友好环境保护中心、中国环境监测总站、辽宁省环 境保护局.
本标准起草人：傅坚、罗桂玲、蔡君、王巧珠、马风芝、李敏君、杜淑平.
本标准由国家环境保护总局于2001年12月25日批准.
本标准由国家环境保护总局解释.
HJ/T 78-2001 环境保护档案数据采集规范 1范围 本标准规定了环保文书档案、科研档案、监测档案、监理档案、基建档案、会计档案、特殊载体 档案及档案借阅管理的计算机管理系统数据项的采集内容及方法.
本标准适用于环保系统各类档案数据库建立、检索等计算机数据管理.
2引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面构成为本标准的条文.
本标准出版时，所示版本 均为有效，所用标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性.
GB/T7156-1987文献保密等级代码 GB/T8563-1988奖励代码 GB/T11821-1989照片档案管理规范 GB/T4754-1994国民经济行业分类与代码 GB/T15418-1994档案分类标引规则 GB/T2260-1999中华人民共和国行政区划代码 DA/T2-1992科学技术研究课题档案管理规范 DA/T13-1994档号编制规则 DA/T15--1995磁性载体档案管理与保护规范 DA/T18-1999档案著录规则 DA/T19-1999档案主题标引规则 HJ/T8.1-1994环境保护档案管理规范科学研究 HJ/T8.2-1994环境保护档案管理规范环境监测 3定义 3.1环保文书档案：环境保护部门处理党务、行政事务及业务管理工作中形成的文件材料.
3.2环保科研档案：在环保科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录 形式的科研文件材料.
3.3环境监测档案：在环境监测和行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声 像等记录形式的环境监测文件材料.
3.4环境监理档案：在环境监理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的环 境监理文件材料.
3.5基建档案：基本建设工程的规划、设计、施工、竣工、验收和管理、使用、维护等活动中形成的 具有保存价值的文字、图纸、声像等记录形式的文件材料.
3.6会计档案：会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的 重要史料和证据.
3.7照片档案：国家机构、社会组织及个人在环境保护活动中直接形成的，具有保存价值的以感光材 料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录.
3.8常规照片档案：用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案.
常规照片档案包 括底片、照片和说明三部分.
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HJ/T 78-2001 3.9磁性载体文件：以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件.
3.10磁性载体档案：国家机构、社会组织和个人在环境保护活动及科学实践中直接形成的有保存价值 的磁性载体文件.
3.11实物档案：在环境保护工作中形成或上级颁发及有关单位赠送的标本、证书、奖状、奖杯、锦旗、 印章、牌匾、题字、题辞（题词）等不同载体的实物.
4数据采集基本规则 4.1数据项的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，结合本单位管理工作的具体情况确定.
4.2各数据项的字节长度参照表1中规定的长度确定.
表1 数据项 序号 数据项 类型 长度 序号 数据项 类型 长度 1 全宗名称 C 40 13 文件编号 C 40 2 全宗号 10 14 起始日期 D 8 3 目录号 C 8 15 终止日期 D 8 4 案卷号 C 4 16 白档部门 c 50 5 档号 C 16 17 归档时间 D 8 6 保存状态 C 8 18 附件 c 200 7 保管期限 c 8 19 主题词 c 80 8 稿本 12 20 存放位置 c 20 9 密级 C 6 21 备注 c 100 10 页数 C 4 22 电子文档号 c 40 11 日期 D 8 原文内容 M 12 载体类型 C 20 5数据项 5.1全宗名称 全宗指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体.
一般录入单位全称或通 用简称.
例：1.全称：国家环境保护总局 简称：国家环保总局 2.全称：中国环境科学研究院 简称：中国环科院 3.全称：河北省环境保护局 简称：河北省环保局 5.2全宗号 档案馆指定给每个全宗的代码.
5.3目录号 全宗内案卷所属目录的编号，在同一全宗内不允许出现重复的目录号.
5.4案卷号 目录内案卷的顺序号（流水号），在同一案卷日录内不允许出现重复的案卷号.
5.5档号 档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码.
依据《档号编制规 则》执行.
5.6保存状态 保存状态包括正常保存、超期保存、移交、销毁.
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HJ/T 782001 5.7保管期限 档案的保管期限为永久、长期、短期三种.
长期为16至50年，短期为15年以下.
按照国家或本单位保管期限制度确定，对更改的案卷，应录人新的保管期限.
会计档案的保管期限分为：永久、10年、5年、3年.
依据《会计档案管理办法》执行.
5.8稿本 档案文件的文稿、文本和版本.
稿本项依实际情况录人为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、 蓝图、正本、副本、原版、试行本、复印件、修订本、影印本、各种文字本等.
5.9密级 文件机密程度的等级，它是由发文机关根据文件内容涉及国家机密的程度，限制文件的流通范围 而设立的等级概念.
密级按GB/T7156-1987第4章文献保密等级代码表划分为六个级别，名称与代码如下： 表2文献保密等级代码 名 汉语拼音代码 汉字代码 数字代码 公开级 GK 公开 0 国内级 GN 国内 1 内部级 NB 内部 2 秘密级 MM 秘密 3 机密级 JM 机密 4 绝密级 Wn 绝密 5 5.10页数 每一件归档文件的页数.
文件中有图文的页画为一页.
5.11日期 文件的编制日期，一般为文件发文的时间.
决议、决定、命令、法律、标准、办法、规定、条例、 章程等为通过时间或发布时间.
条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书为通过 时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研报告、学术论文为发表时间，原始试验记录、 测定检验数据为记录时间等.
5.12载体类型 档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等.
以纸张为载体的档案不予著 录，其他载体类型据实著录.
5.13文件编号 文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的文件材料的序号.
包括发文字号、技术鉴定证书 编号、科研报告的流水号，标准规范类文件流水编号等，文件编号照原文字和符号录人.
例：1.[1990]国环字33号环院[2000]11号 2.编号[1996]环科攻验字005号 5-14起始日期 案卷内文件形成的最早时间.时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1~4位数表示年，第5~6位 数表示月，第7~8位数表示日. 例：1996年8月12日录人为19960812 1997年3月3日录人为19970303 ：5.15终止日期 案卷内文件形成的最晚时间，录人方法同5.14， ：5.16归档部门 3
