中国建筑第二工程局有限公司西南分公司印信管理办法
总则 1.1目的和依据 为规范分公司印信管理，严控印章使用风险，确保印章使用安全，维护 企业形象和合法权益，实现分公司所属各类印信管理制度化和标准化， 结合分公司实际情况，特制定本办法.
1.2适用范围 本办法适用于分公司所属各类印信的管理.
1.3管理原则
管理的业务主管部门.
1.3.2分公司各部门、项目部负责人是本部门、项目部印章管理第一责任人.
1.3.3印章管理坚持“责任到人”的原则，必须选定政治可靠、坚持原则、责任 心强的人员管理印章；存放印章的设施必须安全保密，印章管理人对印 章的保管和使用负全责，印章管理人变更时，应当办理相应的移交手续 1.4术语定义 1.4.1印章是分公司处理内外部事务的印鉴，凡使用公章的文书即具有法律效 力.
1.4.2分公司总部印信的种类包括：分公司行政章、合同章、财务章、董事长印 鉴章；分公司党委章、工团组织印章；部门印章和介绍信等.
1.4.3各项目部印信的种类包括：项目部行政章、党支部章、财务专用章等.
1.4.4废旧印章是指项目部因竣工等原因解散后被停用的印章，或者因分公司 所属机构注销、更名、改制以及其它原因被停用的印章.
2职责分工 2.1分公司办公室的职责 办公室负责分公司各类印章的刻制、颁发、启用等工作，并对各部门、项 目部用印情况负有监督、检查的权利和义务；负责保管和使用分公司行 政章、董事长印鉴章以及介绍信.
办公室主任是上述印信管理的第一责 任人，办公室印信管理人对上述印信的保管和使用负全责.
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2.2分公司其他系统、部门的职责 法律事务部负责对停止使用的印章进行回收、保管和销毁等工作.
商务部负责保管、使用分公司合同专用章，商务部经理为合同专用章管 理的第一责任人，对合同专用章的保管和使用负全责.
财务部负责保管、使用分公司各类财务章，财务部经理为财务章管理的 第一责任人，对财务章的保管和使用负全责.
党群工作部负责保管、使用党委章、工会章，党群工作部部长是党委章、 工会章管理第一责任人；团委保管和使用分公司团委章，团委书记是团 委印章管理第一责任人.
其他各部门负责保管、使用本部门印章.
2.3分公司各项目部的职责 各项目部负责保管、使用本项目部行政章、党支部章、财务专用章等.
管理内容 3.1印章的刻制和启用 3.1.1以局及分公司冠名的各类印章由办公室负责统一刻制，其他单位和个人 无权擅自私刻印章.
3.1.2以局名义刻制的印章，各项目部须提前三十个工作日在办公平台网上向 分公司提交刻制印章请示（请示附件须附中标通知书、项自部组建文 件），待董事长审批同意之后，由办公室印章管理人员在一个工作日内 向局办提交刻制印章请示，并在提交请示后十个工作日内主动向局办机 要秘书查询印章刻制进度情况.
3.1.3以分公司名义刻制的印章，各项目部、总部部门须提前五个工作日向分 公司提交刻制印章请示，待董事长审批同意之后，由办公室印章管理人 员在三个工作日内向当地备案机关提交刻制印章请示.
3.1.4印章刻制后，办公室印章管理人应预留印模并登记备案.
签署《西南分公司印章管理承诺书》（见附件1），并前往法律事务部办 理印章备案手续（印章使用过程中发生移交的，接管人也须签署《西南
人做好印章备案等交接手续后方能领取印章.
3.1.6办公室负责对印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限进行说明.
3.2印章的使用 3.2.1分公司的行政章、合同章、董事长印鉴、项目章原则上不得携带外出使用.
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如确有特殊情况需要外出使用，须填写《西南分公司印章借用申请表》 （见附件2），经系统分管签字批准后，并在印章管理人员监督下外出使 用.
印章（含废旧印章）借出期间，严禁下列行为： 在空白文件上加盖印章的； 在落款时间为借出期间以外的文件上加盖印章的； 在审批权限范围以外的使用公章的； 与他人串通，利用印章损害分公司权益的； 在其他有可能损害分公司权益的文件上加盖印章的.
3.2.2使用分公司行政章、合同章、董事长印鉴等印章时，经办人必须事先填写 《西南分公司用印申请表》（分公司统一印制，打印、复印无效），写 明用印事由、时间、份数等情况并由相关领导签字批准.
3.2.3各项目部使用本项目部行政章、党支部章和财务专用章等印章时，经办 人必须事先填写《西南分公司XX项目部用印申请表》（见附件3）写明 用印事由、时间、份数等情况并由相关领导签字批准.
3.2.4印章的使用必须严格执行审批制，审批权限见下表，由印章管理人验审盖章手续和内 容无误后方可用印：红头文件用印，应以主管领导签发为准：印章管理人不得擅自 决定用印.
类别审批权限类别审批权限 分公司行政章各分管领导分公司财务章董事长或主管财务副总 分公司合同专用章董事长或主管商务副总分公司部门章部门经理 董事长印鉴分公司各分管领导项目各类印章项目经理 分公司党委章分公司党委书记工团组织工团组织负责人 3.2.5用印登记：用印前，各印章管理人员须审阅申请内容及审批手续是否齐 全，用印过程中坚持“章不离人、人不离章”的原则，用印时做好用印 登记（用印登记表见附件4），留存备查.
3.2.6涉及到担保、授权、非常规的一次性证明等与经济财产有关的文件材料 用印除按规定程序外，需由法律事务部对其进行法律风险评估签认.
3.3印章的交接和停用 3.3.1因工作变动，印章移交须办理手续，签署《西南分公司印章管理移交表》 （见附件5）
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3.3.2有下列情况，印章必须停用： 印章名称变动； 印章使用损坏： 印章遗失或被窃，声明作废.
印章停用时须附停用情况说明，及时将停用印章送法律事务部封存或销 毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案.
3.4废旧印章的回收和使用 3.4.1法律事务部定期对结算办理完毕项目的印章进行清理，及时通知符合印 章回收条件的项目部交回印章.
项目部接到交回印章的通知后，应当按 照本办法的规定交回或者申请延期交回，填写《西南分公司印章延期交 回审批表》见附件6）各部门、各项自部和其他印章保管单位向法律事 务部移交印章时，应当办理相应的移交手续.
项目部未按规定交回印章 的，分公司将不予兑现.
3.4.2各项目部行政公章、财务专用章等各类项目公章应当在工程结算办理完 毕之日起三个月以内，由公章所在项目部交回法律事务部保管.
回收时 法律事务部应比照印章领用时所预留印模进行比对鉴别.
3.4.3项目部因办理相关事项须频繁使用公章的，可向法律事务部申请延缓交 回，经法律事务部同意并报分公司法律事务分管领导审批通过后，可予 延缓交回，期限原则上不得超过三个月，特殊情况可延缓至项目部申请 首次兑现的时间.
3.4.4由分公司各部门、分公司所属其他机构保管的各类公章，应当在印章停 止使用之日起十五日以内，由该公章保管单位交由法律事务部保管.
领 导人的印鉴章可退还给本人，并办理交接手续.
3.4.5机构撤销或项目竣工后，其印章管理人除上交印章外，同时要将用印登 记表报分公司办公室备案，办公室印章管理人将各单位印章登记台帐归 档保存.
3.4.6使用废旧印章应当填写《西南分公司废旧印章盖章借出审批表》见附件 7）或经分公司办公平台进行网上审批.
3.4.7使用废旧项目部印章的，应当由该印章原保管机构（废旧印章回收前，该 印章所在的项目部、部门和分公司所属其他单位）负责人批准；原保管 机构的负责人因离职等原因无法批准的，如原保管机构归属于某个大项 目部，则由该大项目部的负责人批准，否则由使用公章所经办事项的业 务归口部门的负责人批准.
使用废旧项目部印章办理对外事项，且属专 业性较强的业务，还须由该项业务归口部门批准.
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3.4.8使用废旧部门印章、其它废旧印章的，应当由原保管机构的负责人批准.
使用废旧分支机构印章的，应当由业务归口部门的分管领导批准.
3.4.9废旧印章原则上不得借出.
确实因特殊情况需要借出的，除按照本办法 3.4.6-3.4.8的规定审批之外，还须由法律事务分管领导批准.
3.4.10法律事务部应建立废旧印章使用记录台帐，对废旧印章审批文件和流程 记录文件的原件进行归档并妥善保管.
3.5废旧印章的销毁 3.5.1对于不再具有保存价值的印章，经分公司主要领导批准后，可进行销毁.
严禁任何个人、单位擅自销毁印章.
办理完毕相应手续后，方可销毁.
3.5.3废旧印章须由局销毁的，按照局相关规定办理.
3.6介绍信的管理和使用
事由后方可开具介绍信.
3.6.2介绍信管理人要建立《介绍信登记簿》，注明用信日期、用信事由、用信人 签名、介绍信编号、份数等.
3.6.3介绍信管理人对开出的介绍信负责.
严禁开空白介绍信.
不得以任何理 由在空白的公用信笺、纸张上加盖公章.
介绍信开出后未用，需交回管 理人，粘贴在存根上.
介绍信持有人丢失，应及时报告，涉及重要事项的 应及时通知办事单位，防止冒名顶替.
4考核与处罚 4.1印章的监督检查 分公司办公室对各项目部、部门和分公司所属其他单位印章使用管理情 况采取半年度抽查的方式，在印章保管、使用审批、登记等方面进行规 范性检查，对发现的问题给予相应处罚.
4.2违规用印处罚 4.2.1未依本办法规定的程序进行审批或者超越审批权限，擅自使用印章（含 废旧印章）；或者在印章（含废旧印章）借出期间，违规使用印章的，分公 司将视情况轻重给予党纪政纪和经济处分，并按分公司预警制度给予责 任单位相应的预警.
给分公司造成损失的，分公司将向有关责任人追偿 涉嫌刑事犯罪的，移交司法机关处理.
4.2.2印章（含废旧印章）借出期间，印章保管人应当全程监督印章的使用 5/15
